Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Mødeplanlægger
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret mødeplanlægger til at koordinere og organisere møder, konferencer og interne arrangementer for vores virksomhed. Som mødeplanlægger vil du spille en central rolle i at sikre, at alle møder forløber gnidningsfrit, og at alle deltagere har de nødvendige oplysninger og ressourcer til rådighed. Du vil arbejde tæt sammen med ledelsen, afdelingschefer og eksterne samarbejdspartnere for at sikre, at alle møder er velorganiserede og effektive.
Dine primære opgaver vil inkludere booking af mødelokaler, udsendelse af mødeindkaldelser, forberedelse af dagsordener og mødemateriale samt opfølgning efter møderne. Du vil også være ansvarlig for at håndtere ændringer i mødeplaner, koordinere med catering og teknisk support samt sikre, at alle deltagere er informeret om tid, sted og formål med mødet.
En ideel kandidat har stærke organisatoriske evner, er detaljeorienteret og har erfaring med kalenderstyring og brug af digitale værktøjer som Outlook, Teams og Zoom. Du skal kunne arbejde selvstændigt, men også være en god teamplayer, der trives i et travlt arbejdsmiljø med mange deadlines.
Vi tilbyder en spændende og varieret hverdag i en dynamisk organisation, hvor du får mulighed for at udvikle dine kompetencer og bidrage til en effektiv mødekultur. Hvis du har flair for planlægning og kommunikation og ønsker at være en del af et professionelt team, så er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og planlægge interne og eksterne møder
- Booke mødelokaler og sikre nødvendigt udstyr er tilgængeligt
- Udarbejde og udsende mødeindkaldelser og dagsordener
- Samarbejde med ledelse og afdelinger om mødebehov
- Sikre forplejning og teknisk support til møder
- Opdatere og vedligeholde mødekalendere
- Følge op på møder og distribuere referater
- Håndtere ændringer og aflysninger effektivt
- Sikre overholdelse af interne procedurer og tidsplaner
- Yde administrativ støtte til mødeledere
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med mødeplanlægning eller administrativt arbejde
- Gode organisatoriske og kommunikative evner
- Fortrolig med Microsoft Office, især Outlook og Teams
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Detaljeorienteret og struktureret tilgang
- Fleksibel og løsningsorienteret
- Gode samarbejdsevner og serviceindstilling
- Erfaring med digitale mødeplatforme som Zoom og Skype
- Taler og skriver flydende dansk
- Kan arbejde selvstændigt og tage initiativ
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med mødeplanlægning?
- Hvordan håndterer du ændringer i sidste øjeblik?
- Hvilke digitale værktøjer har du erfaring med?
- Hvordan prioriterer du opgaver i en travl hverdag?
- Har du erfaring med at koordinere større arrangementer?
- Hvordan sikrer du, at alle deltagere er informeret korrekt?
- Hvordan håndterer du konflikter i mødeplanlægningen?
- Hvad motiverer dig i rollen som mødeplanlægger?
- Hvordan arbejder du sammen med ledelsen?
- Kan du give et eksempel på en vellykket mødekoordinering?
